Archiwizacja, czyli pudełkowy zawrót głowy

Zarządzanie dokumentacją to zadanie ważne i odpowiedzialne. Dobrze przeprowadzona archiwizacja pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Sztuką jest zarządzać tym systemem w instytucjach, gdzie dziennie produkuje się tysiące stron. Na co zwrócić uwagę?

Wszystkie organy publiczne, przedsiębiorstwa, ale także inne podmioty, generują rocznie duże ilości papierów. Wśród nich są różnego rodzaju umowy, oferty, faktury, rozliczenia i wszelkiego rodzaju zapisy, które przez określony czas muszą być przechowywane. W nagłych sytuacjach albo podczas rutynowej kontroli dostęp do nich powinien być prosty i intuicyjny. Wrzucenie wszystkiego „do jednego wora” skończy się najpewniej problemem w bliższej lub dalszej przyszłości. Dobrze więc zadbać o porządek. W jego utrzymaniu pomogą pudła archiwizacyjne.

Proces archiwizacji – w jakim celu go przeprowadzamy?

Archiwizacja to jeden z procesów, który występuje w biurze, ale także w gospodarstwach domowych. Polega on na weryfikacji, segregowaniu, oznaczeniu i zabezpieczeniu powierzonej dokumentacji. Ma to szczególne znaczenie w organach państwowych, biura i domach każdego z nas. W końcu warto wiedzieć, gdzie przechowujemy polisy, dokumenty potwierdzające własność czy umowy dotyczące prac lub powierzonych i otrzymanych zadań. Ponadto pojawiają się kwestie prawne, które nakładają obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas np. dane finansowe, rozliczenia CIT czy PIT. Dane poufne, tajne, ale także zawarte umowy czy dane kontrahentów również powinny być odpowiednio zabezpieczone. Ich utrata lub niepowołany dostęp może przynieść szeroko rozumiane negatywne skutki. Na koniec pojawia się aspekt ekologiczny, który ogranicza transfer papieru na wysypisko. Całość zadań pozwala na usystematyzowanie informacji i odpowiednie jej zabezpieczenie.

Pudła archiwizacyjne – rodzaje

Ważność dokumentów determinuje sposób ich przechowywania. Niektóre znajdą swoje miejsce na regale w archiwum, a inne zostaną zamknięte w sejfie. Nie mniej sposób ich przetrzymywania będzie podobny. Zwykle trafiają one do pudeł tekturowych, tych wykonanych z polipropyleniu, czy z tektury falistej. Rozwiązanie dostosowywane jest do potrzeb i rodzaju dokumentacji. Ponadto na sposób archiwizacji ma wpływ także format dokumentacji. Dzięki możliwości wyboru pudeł o różnym rozmiarze możemy optymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń. Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych instytucji, jak również dla podmiotów, których model biznesowy polega na archiwizacji dokumentacji dla zewnętrznych firm. Spotkać możemy także kartony do zadań specjalnych. Najczęściej są to pudełka na akta lub czasopisma, które zamknąć można od góry lub z boku. Wbrew pozorom detale te są istotne z punktu widzenia częstotliwości ich i wygody użytkowania.

Archiwizacja to zajęcie, które wymaga odpowiedniego planu. Przygotowanie dokumentacji to etap pozwalający na określenie skali zadania. Odpowiednie posegregowanie np. według dat, kontrahentów lub regionów, pozwoli w razie konieczności na wyciągnięcie konkretnego pudła. Unikniemy w ten sposób przeszukiwania całego archiwum. Skuteczna archiwizacja pozwala na sprawne dotarcie do interesujących nas dokumentów. Ich wyciągnięcie powinno być proste, a dobrym wsparciem w tym zakresie są systemy oznaczania pudeł. Czasami będą to ręcznie nanoszone numery, a innym razem kody kreskowe. Nie mniej cel takiego oznakowania jest jeden. Nic więc dziwnego, że w zarządzaniu archiwizacją pomogą sprawdzone pudła archiwizacyjne. Dzięki nim wszystko będzie na miejscu.