Niszczenie akt – co warto o nich wiedzieć?

Aktualnie obowiązujące przepisy nie wymagają od nas konkretnego postępowania, tzn. dają przedsiębiorcom wolność wyboru między samodzielną utylizacją a niszczeniem akt ze specjalistyczną, zewnętrzną firmą. Ale które rozwiązanie jest lepsze? W tym artykule postaramy się przybliżyć obie metody i nieco pomóc w podjęciu ostatecznej decyzji.

Czy samodzielne niszczenie akt jest opłacalne?

Żeby rzetelnie odpowiedzieć na to pytanie, musimy przeanalizować, ile dokumentacji chcemy zniszczyć oraz zdecydować, na jakim poziomie bezpieczeństwa nam zależy. Producenci biurowych urządzeń niszczących starają się dopasować do wymagań współczesnych klientów. Maszyny, które obecnie dostępne są na rynku, oferują dużo lepsze parametry niż urządzenia dostępne jeszcze dekadę temu. Ale czy takie wyposażenie wystarczy, żeby w bezpieczny sposób zutylizować akta?

Historia zna przypadki, gdy połączenie złych intencji i niezwykłej dokładności pozwoliło na kradzież danych z firmowych śmietników. Jeśli więc używamy urządzeń, które dają taką możliwość, musimy brać pod uwagę tego typu przykre konsekwencje.

Nie zapominajmy również, że samodzielne niszczenie akt może okazać się czasochłonnym zadaniem. Wyobraźmy sobie ogromne zbiory i masowe niszczenie dokumentacji w biurze. Ktoś musi stale nadzorować ten proces, obsługiwać niszczarkę, zarządzać aktami, które mają być zniszczone oraz rozporządzać ścinkami z niszczarki. Po przeanalizowaniu tych wszystkich niedoskonałości samodzielnej utylizacji wiele firm dochodzi do wniosku, że bardziej opłacalną opcją będzie przekazanie tej czynności na zewnątrz.

Co należy wiedzieć o usłudze specjalistów?

1. dostępne modele współpracy

Niszczenie nośników informacji nie zawsze musi wyglądać tak samo. Wystarczy zapoznać się z ofertą ekspertów, by przekonać się, jak różnorodną pomoc oferują oni swoim klientom. Przykładowo podmioty współpracujące z firmą Rhenus Data Office Polska mogą zdecydować się na klasyczne niszczenie akt w systemie bezpiecznych pojemników, jak też i na mobilne niszczenie dokumentów. Firma podejmuje się także utylizacji nośników cyfrowych (DVD, HDD, CD).

2. bezpieczeństwo

Rzetelni usługodawcy kładą duży nacisk na bezpieczeństwo procesu i otwarcie informują o tym, jakie normy spełniają. Tajność informacji zawsze powinna być priorytetem na każdym etapie realizacji usługi – zaczynając od zbiórki, przez transport i kończąc na właściwej utylizacji.

3. dodatkowe usługi

Zarządzanie dokumentacją to nie tylko rzetelna utylizacja. Przedsiębiorca musi zadbać o bezpieczeństwo na każdym etapie „życia” dokumentu. Przydatną pomocą mogą okazać się inne usługi, które zapewniają firmy, oferujące niszczenie akt. Można do nich zaliczyć np. archiwizację i digitalizację.

Kto wybiera profesjonalne niszczenie akt?

Bezpieczna utylizacja zgromadzonych zbiorów to obowiązek każdej firmy, bez względu na profil działalności czy na wielkość przedsiębiorstwa. Klienci podmiotów, zajmujących się niszczeniem akt tworzą więc bardzo zróżnicowaną grupę. Łączą ich wspólne oczekiwania – zwiększone bezpieczeństwo, pewność, że każda informacja jest dostatecznie chroniona i oszczędność czasu. Niszczenie akt jest obowiązkiem, którego powinny podejmować się jedynie odpowiedzialne podmioty, wyposażone w zaawansowaną infrastrukturę i świetnie przeszkolonych pracowników. Czas poświęcony na poszukiwanie takiego partnera z pewnością nie będzie czasem straconym, a przy odrobinie szczęścia uda się nam nawiązać owocną i długoterminową współpracę.