Wyzwania przy prowadzeniu działalności wielooddziałowej
Firmy posiadające kilka oddziałów lub placówek często napotykają trudności związane z organizacją gospodarki odpadami. Każda lokalizacja generuje bowiem własne odpady, które muszą być ujęte w systemie zgodnie z obowiązującymi przepisami. Brak spójności w dokumentacji lub pomijanie części odpadów to częste problemy, które później wychodzą na jaw podczas kontroli. Dlatego kluczowe jest wdrożenie procedur, które pozwolą prowadzić jednolitą i rzetelną ewidencję, niezależnie od liczby oddziałów.
Centralizacja czy rozproszenie danych?
Przedsiębiorcy muszą zdecydować, czy ewidencja odpadów będzie prowadzona centralnie, np. przez dział administracji lub ochrony środowiska w centrali firmy, czy też rozproszona – bezpośrednio w poszczególnych lokalizacjach. Model centralny pozwala na większą kontrolę nad poprawnością danych, ale wymaga bieżącego przesyłania informacji z oddziałów. Model rozproszony sprawdza się tam, gdzie każda placówka ma osoby odpowiedzialne za odpady i prowadzenie kart w systemie BDO. W obu przypadkach niezbędne jest ustalenie jasnych zasad raportowania i kontroli wewnętrznej.
Najczęstsze błędy przy wielu lokalizacjach
W praktyce problemy pojawiają się wtedy, gdy brakuje komunikacji między oddziałami a centralą firmy. Nierzadko te same odpady są ujmowane podwójnie lub w ogóle nie trafiają do systemu. Zdarza się również, że każda lokalizacja posługuje się innymi kodami odpadów, co prowadzi do niespójności w sprawozdaniach rocznych. W efekcie przedsiębiorstwo naraża się na konieczność korekt, a nawet na sankcje administracyjne.
Jak zapewnić poprawność ewidencji?
Najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie jednolitego schematu działania dla wszystkich lokalizacji firmy. Powinien on obejmować jasny podział obowiązków, standardy klasyfikacji odpadów oraz sposób przekazywania danych do systemu. Warto także korzystać z narzędzi informatycznych, które umożliwiają scalenie danych z różnych oddziałów w jednym miejscu. W przypadku dużych firm praktycznym rozwiązaniem jest także wsparcie zewnętrznego doradcy środowiskowego, który nadzoruje ewidencję i dba o jej spójność niezależnie od liczby lokalizacji.
Warto pamiętać, że prowadzenie ewidencji w BDO jest tylko częścią obowiązków środowiskowych przedsiębiorstw. Równolegle wiele firm zobowiązanych jest także do rozliczeń z tytułu opłat środowiskowych czy składania raportów do KOBiZE, dlatego dobrze jest zintegrować wszystkie procesy w jednym systemie zarządzania środowiskowego. Dzięki temu ewidencja odpadów BDO prowadzona jest w sposób rzetelny, zgodny z prawem i bezpieczny podczas kontroli.
Artykuł sponsorowany
