Czy opłaca się wdrażanie oprogramowania służącego do elektronicznego obiegu dokumentów?

Komputery wkroczyły w wiele aspektów naszego życia. Co ważne, wiele z programów komputerowych, które obecnie dostępne są na rynku zostało stworzonych z myślą o ułatwieniu pracy osobom zajmującym się obiegiem dokumentów. Coraz więcej firm przechodzi na elektroniczny obieg dokumentów. Jakie są zalety tego rozwiązania?

Jakie zalety ma elektroniczny obieg dokumentów?

Przez wiele lat obieg firmowych dokumentów odbywał się w sposób tradycyjny. Nie ma w tym nic dziwnego, gdyż przecież kilka dekad temu mieliśmy do czynienia jedynie z papierowymi dokumentami. Obecnie dokumenty te również istnieją, ale coraz więcej jest takich, które mają postać cyfrową. Konieczne więc stało się opracowanie programów komputerowych do ich ewidencjonowania, porządkowania i archiwizowania. Dzięki takiemu oprogramowaniu obieg dokumentów przebiega o wiele szybciej i sprawniej. System elektronicznego obiegu dokumentów ma tę zaletę, że pozwala na stworzenie efektywnego stanowiska pracy. Może zostać wykorzystany w firmach różnej wielkości i prowadzących działalność w różnych branżach. Niektóre z tych programów sprawdzają się także w urzędach.

Jakie są możliwości programów do elektronicznego obiegu dokumentów?

To, jakie ma możliwości program do elektronicznego obiegu dokumentów zależy oczywiście od rodzaju wybranego i zainstalowanego na firmowych komputerów oprogramowania. Ale każdy z tych programów umożliwia rejestrowanie zarówno wychodzących, jak i przychodzących dokumentów. Za pomocą niektórych z nich można też digitalizować dokumenty w tradycyjnej papierowej formie. Programy te służyć mogą także do kopiowania i wysyłania dokumentów do klientów oraz kontrahentów. Mogą też zostać wykorzystane do wymiany dokumentów między pracownikami z poszczególnych działów. Wiele procedur związanych z obiegiem dokumentów może odbywać się o wiele prościej. Nie bez znaczenia jest również to, że znacznie wzrasta poziom bezpieczeństwa.

Poznaj system pozwalający wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów do Twojej firmy – https://www.baseline.pl/obieg-dokumentow/.

Dlaczego system elektronicznego obiegu dokumentów jest korzystny?

Obieg dokumentów w tradycyjnej papierowej formie jest na ogół bardzo czasochłonny. Zarządzania, katalogowanie i ich udostępnianie jest przy tym procesem bardzo kosztownym. Nie można też zapominać o tym, że na archiwum papierowych dokumentów potrzeba wiele miejsca. Tymczasem nośniki elektroniczne zajmują mało miejsca, a do tego mogą być przechowywane w chmurze. System obiegu dokumentów to nie tylko mniejsze ryzyko zagubienia czy zniszczenia dokumentów, ale też sposób na to, aby obniżyć koszta. Co więcej, wszystkie ważne dokumenty mogą być przekazywane do kontrahentów czy do urzędu skarbowego we właściwym terminie.

Każda firma czy urząd, które chcą usprawnić swoją działalność powinny zdecydować się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Wprowadzenie odpowiednio dobranego programu komputerowego oznacza mniejsze koszty, większe bezpieczeństwo (do dokumentów dostęp mają tylko uprawnione osoby) oraz oszczędność czasu.